Nowoczesne, bezpieczne cyfrowe środowisko pracy - bez jednego dnia przestoju

Informatyka fundacji rosła tak, jak rośnie w organizacjach bez własnego działu IT: decyzja po decyzji, każda z osobna rozsądna, ale bez wspólnego planu. Gdy zaczynaliśmy, tenant Microsoft 365 był skonfigurowany tak, że pracował przeciwko zespołowi, a nie dla niego: rekordy DNS Exchange Online i rekordy głównej domeny tenanta były zepsute, a konta były źle prowadzone i miały za szerokie uprawnienia. Część poczty organizacji leżała poza Microsoft 365, w zwykłej skrzynce @gmail.com, a nie w firmowym pakiecie Google: około 35 tysięcy wiadomości. Dziesięć służbowych laptopów i telefony zespołu działały bez żadnego zarządzania, a struktura ról i grup nie odzwierciedlała tego, jak ludzie naprawdę ze sobą pracują.

Z siecią w budynku było podobnie. Punkty dostępowe Ubiquiti zainstalowano bez kontrolera, od którego zależy ich spójna konfiguracja i szybki roaming - urządzenia trzymały się odległego punktu, a Wi-Fi w praktyce przestawało działać, gdy ktoś przechodził między piętrami. Panele krosowe z czasem popadły w nieład, okablowanie nie było opisane, część gniazd nie działała. Panele trzeba było przepiąć od nowa, a wszystkie 72 gniazda na trzech piętrach sprawdzić. Cała sieć stała na jednym płaskim segmencie, bez podziału na oddzielne części. Sam sprzęt był tak zakurzony, że się przegrzewał. Drukarki i rejestrator monitoringu nigdy nie zostały porządnie włączone do sieci, stary, nieużywany panel światłowodowy zajmował miejsce w szafie, a UPS pracował przeciążony, z uszkodzonym ogniwem. Wi-Fi dawało niestabilne 30 do 50 Mb/s na łączu 500 Mb/s od operatora.

To nic niezwykłego, zwłaszcza w organizacjach pozarządowych, gdzie każda złotówka wydana na infrastrukturę konkuruje bezpośrednio z misją. Systemy przyrastają, a każdy dodatek ma w swoim czasie sens. Wszystko działa, dopóki po cichu nie przestanie. Naprawę odkłada się, bo wydaje się wymagać dwóch rzeczy, na które taką organizację najmniej stać: przestoju i dużej faktury.

Dla fundacji, która na co dzień pracuje z informacjami poufnymi, „w zasadzie działa” nie jest poziomem bezpieczeństwa. Potrzebne było nowoczesne, spójne i porządnie chronione środowisko - wdrożone tak, żeby organizacja nie straciła ani jednego dnia pracy, i bez budżetu rodem z korporacji.

To, co było łataniną - poczta rozdzielona między Google i Microsoft, urządzenia bez zarządzania, Wi-Fi zrywające się między piętrami - stało się jednym spójnym, bezpiecznym i udokumentowanym środowiskiem. Zespół fundacji zyskał:

• Jedno cyfrowe środowisko pracy - poczta, pliki, czat i spotkania w jednym miejscu, na strukturze ról i grup, która odzwierciedla to, jak organizacja pracuje, bo powstała razem z zespołem.
• Bezpieczeństwo na miarę tej pracy - Purview Information Protection i etykiety poufności na poufnych treściach, konta z uprawnieniami ograniczonymi do tego, czego wymaga rola, podział sieci na segmenty zamiast jednego płaskiego, zabezpieczone przełączniki oraz wszystkie dziesięć laptopów i telefony pod zarządzaniem Intune.
• Wi-Fi, które działa wszędzie - punkty dostępowe pod kontrolerem, z płynnym roamingiem między piętrami, i stabilne 300 Mb/s (200 w najtrudniejszych miejscach) zamiast niestabilnych 30 do 50, przy łączu 500 Mb/s.
• Żadnych białych plam - wszystkie 72 gniazda na trzech piętrach przetestowane, każde urządzenie wyczyszczone i skonfigurowane, z drukarkami, rejestratorem monitoringu i UPS-em włącznie, każdy kabel opisany i oznaczony kolorem, cała sieć udokumentowana.
• Zero straconych dni pracy - wdrożenie Microsoft 365 zajęło trzy dni po kilkanaście godzin w weekend, a przebudowa sieci jedno okno serwisowe od piątkowego wieczoru do sobotniego poranka, więc praca fundacji nie została wstrzymana ani na jeden dzień.
• Sprzęt, który został - router, przełączniki i punkty dostępowe zostały na miejscu po ocenie funkcji, spodziewanego obciążenia i zapasu na rozwój, a sieć od tego czasu stabilnie pracuje pod realnym obciążeniem, co tę decyzję potwierdza.
• Samodzielność - szkolenie i kompletna dokumentacja: zespół zna to środowisko i czuje się w nim pewnie, a samo środowisko należy teraz do niego.